Enti, aziende di piccole e grandi dimensioni, organizzazioni non governative sono alle prese con una delle più gravi emergenze sanitarie degli ultimi anni, quella legata al Coronavirus, noto anche come Covid-19, che si sta rapidamente diffondendo in tutto il mondo. L’Italia è tra i paesi più colpiti da quella che, recentemente, l’Organizzazione Mondiale della Sanità ha definito una “pandemia”. Diventa quindi necessario sviluppare piani di gestione della comunicazione per rispondere alle difficoltà e alle incertezze del momento che stiamo vivendo.
Ecco 5 cose da tenere in considerazione per lo sviluppo di un efficace e adeguato piano di comunicazione aziendale, per affrontare la crisi legata alla diffusione del Covid-19.
1. Sviluppare un protocollo per il monitoraggio e la raccolta delle informazioni legate all’emergenza
La disinformazione, in particolare in materia di salute, spesso purtroppo viaggia molto più velocemente delle informazioni accurate. Se non è possibile affidarsi a un consulente esperto in materia, per le organizzazioni più piccole, è fondamentale seguire i canali informativi istituzionali. Il Ministero della Salute ha dedicato un apposito spazio web al nuovo Coronavirus, per promuovere un’informazione puntuale e corretta verso i cittadini e si è fatto promotore di una campagna sui social di grande successo: l’hashtag #iorestoacasa, partito a seguito dell’adozione del decreto Conte del 10 marzo, è diventato virale in pochi minuti, raccogliendo la condivisione di milioni di persone, famose e non. Un’altra fonte assolutamente affidabile è l’Organizzazione Mondiale della Sanità: il portale dell’istituzione presenta un’ampia sezione con aggiornamenti per ogni paese, risorse per i media e altri materiali multimediali molto utili – istruzioni, bollettini, un approfondimento sulle fake news legate al virus, dirette Twitter con le domande agli esperti – .
2. Rivedi le esigenze di comunicazione
Pensa al tuo pubblico e calibra in maniera diversa, in base al momento che stiamo vivendo e che sta condizionando l’economia globale, il messaggio da diffondere. Qual è il target che deve avere necessariamente informazioni dalla tua azienda? Quali gli stakeholder di riferimento? Infine, di quali informazioni hanno realmente bisogno? Un consiglio utile è quello di concentrare gli sforzi, in questa fase, sul contribuire responsabilmente alla diffusione del rispetto delle regole, come il rimanere a casa e muoversi solo per necessità quali la spesa o motivi di salute, lavarsi spesso le mani, mantenere un metro di distanza dalle altre persone se si è fuori casa. Si tratta di regole fondamentali per arrestare l’espandersi del contagio e possono essere trasmesse con una voce calda, rassicurante, amichevole.
3. Gli strumenti a disposizione
Se la tua azienda sta già mettendo in pratica lo smart working, puoi approfittare di questo cambio di programma per rivedere gli strumenti di comunicazione a disposizione e sviluppare una strategia basata su informazioni dirette attraverso i sistemi di messaggistica. Un aspetto che però deve sempre andare di pari passo con la scelta del tono di voce: il tuo messaggio deve essere calmo, ragionato, sempre lontano da sentimenti di ansia e panico.
4. Non sottovalutare la comunicazione interna
In un momento così difficile, diventa fondamentale comunicare bene con chi ogni giorno collabora al successo delle attività aziendali. Preparati a informare sistematicamente, attraverso mail, chat di gruppo o con il sistema intranet, i tuoi dipendenti su nuovi focolai vicini ed eventuali possibili contagiati, nel rispetto della privacy personale, ma anche su nuovi decreti e ordinanze, sulle buone pratiche da promuovere e sull’utilizzo corretto dei dispositivi di protezione. Utilizza sempre come fonti il Ministero della Salute e l’OMS. Una comunicazione corretta contribuirà a creare fiducia in un clima difficile.
5. Non trascurare i clienti
Anche in un periodo di crisi globale e di lockdown come questo, non va perso il filo della comunicazione con i propri clienti. Sono la linfa vitale del successo dell’azienda ed è importante mantenere intatta la loro fiducia, anche in fase di interruzione delle attività. Un obiettivo che puoi raggiungere sviluppando messaggi specifici che assicurino ai clienti che la tua organizzazione, anche se momentaneamente ferma, farà tutto il possibile per garantire prodotti e servizi di cui hanno bisogno, una volta superata la crisi. Se la produzione non si è fermata, invece, fai sapere ai tuoi clienti che hai adottato tutte le misure previste dalla normativa per proteggere i dipendenti e gli utenti.
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