L’epidemia di Covid-19 ha fermato, in tutto il mondo, gran parte delle attività quotidiane: lavoro, sport, tempo libero. Tutto quello che non rientra nella categoria delle attività essenziali è, in questo momento di grande difficoltà e ansia per la perdita di tante vite umane e per i rischi legati al contagio, sostanzialmente fermo. Quello che non si è del tutto fermato, però, continua a vivere in modalità “smart”, grazie al supporto delle tecnologie digitali. Dal lavoro agile alla didattica a distanza. Anche la promozione e l’organizzazione di eventi, che si svolgono attraverso il ricorso ad applicazioni e piattaforme specifiche, stanno trovando, pur in una fase di difficoltà ed emergenza, una strada grazie alla tecnologia.
Sono molte le aziende e le organizzazioni che, per mantenere vivo il contatto con la propria utenza e non fermare del tutto le attività, si stanno organizzando con successo per realizzare webinar, seminari, workshop virtuali. Del resto, il pubblico c’è, la voglia di rimanere interattivi e impegnati seppure in casa anche, quindi perché non immaginare di cogliere questa nuova opportunità?
Sessioni di domande e risposte, webinar, seminari tecnici, corsi di formazione, training, approfondimenti su materie specifiche, miniserie di “how to”: tutti questi format si adattano molto bene allo svolgimento da remoto.
Sono diversi gli strumenti che la tecnologia mette oggi a disposizione di chiunque voglia promuovere un evento online, a partire dai social media. Con Twitter, per esempio, è possibile dar vita a una sessione di live tweeting su un determinato evento, con il supporto magari di un esperto sul tema che si vuole trattare. All’evento è importante associare un hashtag per far sì che gli utenti possano trovare facilmente la conversazione e partecipare.
Interviste, sondaggi, sessioni di domande e risposte, approfondimenti in stile FAQ, video con influencer ed esperti che approfondiscono i temi di attualità e molto altro: per questo tipo di iniziative, le principali piattaforme social rappresentano uno strumento di promozione e condivisione molto utile, a cominciare dalle stories, sia su Facebook che su Instagram, senza trascurare TikTok. Tutte queste piattaforme consentono la realizzazione di eventi live, con la possibilità di arricchire i contenuti di sondaggi, sticker, filtri ed effetti speciali.
Puoi anche dar vita a un webinar, cioè a una presentazione che si svolge online in tempo reale e i cui contenuti multimediali restano poi a disposizione degli utenti. Durante la presentazione, puoi avvalerti del supporto di un host o di un esperto, ammettere domande dagli utenti che stanno seguendo l’evento e illustrare le varie fasi del progetto con l’ausilio di slide e video. Tra le piattaforme più utilizzate per i webinar puoi puntare su 6Connex, Crowdcast, Demio e anche Zoom, un’applicazione che consente videochiamate di gruppo e, in questo momento, molto gettonata in tutto il mondo.
Infine, Instagram, Facebook, Twitter, YouTube, TikTok, LinkedIn consentono tutti di iniziare un livestream. Instagram, in particolare, consente di avviare una diretta con un amico, un elemento importante nel caso in cui l’evento preveda un co-host. I video contribuiscono ad aumentare l’engagement dei profili social e le opzioni delle principali piattaforme rappresentano uno strumento molto affidabile anche per realizzare il tuo evento virtuale.
Ecco qualche consiglio per organizzare un perfetto evento digitale.
1. Pianificare e promuovere
Secondo Adobe, le iscrizioni a un evento tendono ad aumentare da due a tre settimane prima della data d’inizio. Tienilo presente per pianificare ogni dettaglio e dare vita alla strategia di promozione. Determina con chiarezza i punti chiave della tua offerta, il valore aggiunto della partecipazione all’evento che stai proponendo. Condividi i dettagli dell’evento via e-mail e sui social media. Se prevedi di pubblicare annunci a pagamento, scegli con cura i target strategici e il format più adatto: dagli annunci InMail di LinkedIn a un post sponsorizzato su Facebook o Instagram.
2. Includere e intrattenere
Siamo tutti ormai da un po’ di tempo chiusi in casa per affrontare la sfida della pandemia, nel modo più responsabile possibile. Riuscire a intercettare utenti che vogliono partecipare al tuo evento significa anche fare in modo di proporre contenuti interessanti, inclusivi, in grado di generare un senso di partecipazione comunitario e interattivo. Qualcosa di cui al momento tutti sentiamo più o meno il bisogno. A tale scopo è importante utilizzare un linguaggio chiaro, favorire i momenti di scambio, supportare la comprensione di chi segue attraverso immagini, infografiche, didascalie. Punta al coinvolgimento chiedendo per esempio agli utenti di inviare domande nei commenti o attraverso Whatsapp o Messenger.
3. Prevenire i problemi tecnici
Anche se non stai organizzando un vero e proprio evento “fisico”, questo non significa che non possano esserci intoppi. Anche gli eventi virtuali possono generare piccoli o grandi problemi tecnici. Prima di dare il via alla tua iniziativa, metti alla prova la tua connessione Internet e la resa di cuffie e altoparlanti. Organizza uno spazio di backup degli elementi visivi e delle presentazioni, nel caso di criticità nella gestione in diretta di uno o più file. Fai una prova prima del live, in modo da individuare eventuali soluzioni in tempo. Ricorda che non tutti i tuoi utenti sono esperti di tecnologia: immagina un sistema di supporto per il pubblico, con una guida o delle FAQ.
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